Las empresas con personal distribuido entre oficinas, sucursales, obras o instalaciones de clientes enfrentan un desafío adicional: registrar correctamente cuándo y dónde comienza y termina la jornada de cada trabajador. La tecnología permite centralizar esta información y reducir tareas administrativas.
Controlar la asistencia puede resultar relativamente sencillo cuando todos los trabajadores ingresan y salen de una única oficina. El problema aparece cuando una empresa comienza a crecer y el personal se distribuye entre diferentes ubicaciones.
Sucursales, obras, depósitos, establecimientos comerciales, servicios en instalaciones de clientes o trabajadores que realizan tareas en campo generan escenarios donde el tradicional reloj instalado en una oficina puede dejar de ser suficiente.
En estos casos, contar con información ordenada sobre las jornadas permite mejorar tanto el trabajo del área de Recursos Humanos como la organización diaria de la empresa.
El registro de asistencia también es una obligación laboral
En Perú, los empleadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada deben contar con un registro permanente de control de asistencia.
La normativa establece que este registro debe incluir información como la identificación del empleador y del trabajador, así como la fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada.
Además, la regulación permite llevar el control de asistencia en soporte físico o digital, siempre que se adopten medidas de seguridad que eviten su adulteración, deterioro o pérdida.
La propia guía publicada por SUNAFIL sobre registro de asistencia recuerda estas obligaciones y los datos mínimos que deben conservar las empresas.
Esto significa que digitalizar el proceso no consiste únicamente en reemplazar una planilla de papel. También implica disponer de información que pueda ser consultada y utilizada cuando resulte necesario.
El desafío de los trabajadores fuera de la oficina
Una empresa puede tener empleados trabajando simultáneamente en distintos lugares.
Por ejemplo:
- personal de mantenimiento visitando clientes;
- trabajadores asignados a diferentes sucursales;
- equipos de construcción en distintas obras;
- vendedores o técnicos trabajando en campo;
- personal de seguridad o limpieza en establecimientos de terceros;
- trabajadores desplazados temporalmente a otro centro de operaciones.
En estas situaciones, centralizar las marcaciones desde un único sistema permite evitar que cada sede o supervisor mantenga su propio registro.
La información puede quedar asociada al trabajador, fecha y horario correspondiente, facilitando posteriormente su revisión.
Del reloj de asistencia al teléfono móvil
Los sistemas tradicionales de asistencia suelen depender de un dispositivo instalado físicamente en el establecimiento.
Actualmente, el teléfono móvil permite utilizar otro modelo.
Mediante una aplicación, el trabajador puede registrar su entrada o salida y la información puede llegar inmediatamente al sistema utilizado por la empresa.
Esto resulta especialmente útil cuando no sería práctico instalar un reloj físico en cada obra, sucursal o ubicación temporal.
Al elegir un software de control de asistencia, las empresas pueden centralizar marcaciones, horarios e incidencias y consultar la información desde un mismo entorno, incluso cuando los trabajadores se encuentran distribuidos entre distintas ubicaciones.
La finalidad no debería ser únicamente saber si una persona marcó, sino relacionar esa marcación con la jornada que tenía asignada.
La ubicación puede aportar contexto
Cuando el trabajo se realiza fuera de una sede tradicional, también puede ser útil conocer desde dónde se realizó una marcación.
La geolocalización permite, por ejemplo, verificar si el registro se produjo dentro de una zona de trabajo previamente definida.
Una empresa con distintos establecimientos podría establecer ubicaciones autorizadas para cada grupo de trabajadores, mientras que otra con personal móvil puede utilizar esta información para dar contexto a cada registro.
Este tipo de herramientas debe implementarse con reglas claras y considerando adecuadamente el tratamiento de los datos personales de los trabajadores.
Menos trabajo manual para Recursos Humanos
Registrar la asistencia es solamente una parte del proceso.
Después aparecen tareas como identificar:
- tardanzas;
- ausencias;
- salidas anticipadas;
- horas adicionales;
- marcaciones faltantes;
- diferencias entre el horario planificado y el realizado.
Cuando esta información está distribuida entre planillas, dispositivos y mensajes enviados por supervisores, preparar un reporte puede convertirse en una tarea considerable.
Centralizar los registros permite que Recursos Humanos trabaje sobre una única fuente de información y reduzca el tiempo dedicado a recopilar datos manualmente.
La importancia de conservar un historial
Otro beneficio de digitalizar la asistencia es disponer de información histórica.
La normativa peruana exige que el registro pueda encontrarse disponible ante determinados requerimientos y considera una infracción muy grave no contar con el registro de control de asistencia, tenerlo sin la información mínima requerida o impedir que el trabajador registre su tiempo de trabajo.
Por ello, las empresas deberían prestar atención no solamente a cómo realizan las marcaciones, sino también a cómo almacenan y recuperan esa información.
Un sistema centralizado facilita consultar períodos anteriores sin depender de documentos dispersos o archivos mantenidos individualmente por cada establecimiento.
La asistencia se convierte en información para gestionar
La digitalización también permite utilizar los registros para algo más que comprobar entradas y salidas.
Con información organizada, una empresa puede analizar patrones de puntualidad, ausentismo, cumplimiento de horarios o diferencias entre las jornadas programadas y las efectivamente realizadas.
Esto puede resultar útil para planificar turnos, detectar problemas operativos y reducir procesos administrativos.
La tendencia es similar a la observada en otras áreas empresariales: pasar de mantener registros únicamente por necesidad operativa a utilizarlos como información para tomar decisiones.
Para organizaciones con trabajadores distribuidos, múltiples sedes o personal en campo, ese cambio puede ser especialmente relevante.
